אם נכנסתם לאתר שלנו, אתם בוודאי כבר יודעים שאוטומציות זה כלי שיכול להקפיץ את העסק שלכם קדימה. בכתבה הזאת אנחנו חוזרים רגע לבסיס. להתחלה. מה הן סוגי אוטומציות הבסיס שצריך כל עסק, איזה אתגר הן יעזרו לכם לפתור, ואיך כדאי לבנות אותן. כל הפרטים כאן בהמשך.

יש רגע אחד, לפני שמשגרים את האוטומציה לאוויר העולם, יש התרגשות ברגע הזה, כמו לפני התחלה של מסע מעניין (היי, זה אנחנו, זה מה שעושה לנו טוב!). תמיד מתגנבת ברגע הזה שאלה מציקה 'עשיתי הכל נכון? אין טעויות?'. אז במדריך הזה אנחנו הולכים לפרט בדיוק איזה אוטומציות כדאי שיהיה לכל עסק ואיך בכלל ניגשים לכל העניין הזה של אוטומציות.

לצורך המדריך פנינו לשותפה שלנו הילי פלאוט, שהיא מומחית לאוטומציות ומשתמשת בסמוב שלנו כדי לפתח ולבנות אוטומציות מורכבות ומעניינות ללקוחות שלה. חוץ מזה היא מומחית גם לבניית CRM, מערכת לניהול לקוחות שאפשר באמצעותה לנהל את כל מה שקשור בטיפול ופנייה ללקוחות קיימים או חדשים.

 אנחנו מחלקים את סוגי האוטומציות לארבע.

1. שיווק ומכירות 

טיפוח לידים

מה קורה ברגע שיש לכם ליד חדש? מרגע זה אנחנו רוצים לייצר היכרות ולבנות מערכת יחסים עם לקוח חדש. האוטומציה הקלאסית לטיפוח לידים היא סדרת מסרים. למעשה, אנחנו כותבים כחמישה מסרים שונים ושולחים אותם ללידים חדשים בהפרשים של שלושה ארבעה ימים. כמובן, במסרים עצמם אנחנו כוללים כפתורים שיעבירו את הלידים לאופציות נוספות ליצירת קשר או לפרטים נוספים ומידע באתר.

אוטומציה ללקוחות חדשים: סדרת מסרים קלאסית, נשלחת ללידים חדשים שהגיעו באמצעות דף נחיתה, או קמפיין בפייסבוק. בסדרת המסרים אנחנו שותלים את ההצעות האטרקטיביות או תוכן שיכול למשוך את הגולשים להיכנס לאתר ולהשלים את הרכישה. מבנה הסדרה כולל חמישה שישה מסרים, ניוזלטרים, הצעות מכירה ומידע נוסף שיכול לעניין. מומלץ להגדיר המתנה של יומיים שלושה בין מסר למסר. בכל הניוזלטרים, וודאו שיש כפתורים המובילים ליצירת קשר נוסף.

לידים שהגיעו באמצעות תהליכים אוטומטיים - במקרה הזה, לידים שיצרו קשר נוסף באתר או בווטאספ נמצאים בשלב שבעגה המקצועית נקראים "לקוח חם", הם מעוניינים במוצר שלנו ופונים אלינו אקטיבית. אליהם נרצה להפנות מידע יותר אטרקטיבי.

מידע על מבצעים והטבות 

המייל השיווקי הבסיסי ביותר, זה שרוצה לעדכן על מבצעים והטבות. למעשה זהו קמפיין מכירות לכל דבר ועניין. באוטומציה זאת אנחנו היינו מקפידים לפנות לקהל יעד שכבר מכיר את המוצר שלנו. לקוחות שרכשו בחודשים האחרונים או לקוחות שרכשו את המוצר שבמבצע. 

מכירות וסליקה 

אם אתם מוכרים באינטרנט, כל ענייני הסליקה הם כמובן מופעלים באוטומציות. החל משליחת קבלות וחשבוניות, דרך שליחת קורסים או וובינרים שנרכשו, סטטוס משלוח ללקוחות שהזמינו. כדי לדייק את הצרכים של העסק שלכם, אנחנו ממליצים לשבת מול דף לבן ולדמיין מה קורה ללקוח בכל שלב בדרך לרכישה מכם, ובהתאם לכך תדעו מה אתם רוצים לשלוח לו. "בשפה המקצועית זה נקרא טריגר ואקשן. הטריגר הוא מה שמפעיל את האוטומציה למשל, מישהו ביצע רכישה באתר. האקשן הן הפעולות שאנחנו רוצים שיקרו ברגע הזה. למשל, לשלוח לו חשבונית, את הקורס שרכש ומייל תודה", מסבירה הילי.

2. כספים ומסמכים

האוטומציות האלה הן נטו בשבילכם. כדי שהעסק יעבוד טוב יותר, אתם לא תצטרכו לעסוק בעבודות שגוזלות זמן, האוטומציה עושה את כל העבודה הקשה. מה למשל? הצעות מחיר, וכן, אפשר להגדיר באוטומציה, מייל דינמי עם שדות משתנים לשמות ולמחירים ולייעל את התהליך לפעולה שמסתכמת בלחיצת כפתור. הסכמי עבודה או מסמכים שונים שנשלחים באופן אוטומטי ללקוחות שלכם בתגובה לטריגר או פעולה כלשהי (הצטרפות לרשימה, עדכון סטטוס איש קשר וכו').

בקשות לגבייה ולצד זה חשבוניות וקבלות על תשלום.

דוגמה לאוטומציית גביה, ששולחת סמס / מייל תזכורת למי שנכנס לרשימת חייבים, עם לינק לתשלום, ומבצעת בדיקה לאחר שלושה ימים באם הוא עדיין ברשימה. במידה ועדיין ברשימת החייבים יישלח אליו סמס נוסף עם תזכורת ולינק לתשלום החוב. לאחר המתנה נוספת, במידה ועדיין לא שילם ונמצא ברשימת החייבים - תישלח התראת מנהל לבעלי העסק, ליצירת קשר טלפוני ובירור מול הלקוח.

בתמונה: דוגמה להודעה על גבייה באמצעות הווטסאפ. עם הפנייה להסדר תשלום או לחשבונית, או לכל מידע רלוונטי מבחינתכם. 

כשאתם מקימים אוטומציה שמטרתה לייעל את העסק, נסו ללכת בתור התחלה על המשימות שלוקחות לכם הכי הרבה זמן ומאמץ.

3. שירות לקוחות 

אוטומציה בוואטסאפ שעוזרת לנו לשבור את הקרח, לייצר ציפייה לקראת המפגש וגם לבדוק דופק ולהרגיש את המוטיבציה של הלקוח. הודעה קטנה אחת שיכולה להשיג לנו מידע מדויק וגם לפתח את מערכת היחסים עם הלקוחות 

מכירים את המשפט, 20% מהלקוחות שלכם אחראיים על 80% מהכנסות של העסק? תבדקו אותו, לרוב הוא נכון. הסיבה לכך פשוטה, זה הרבה יותר יקר ומסובך לשכנע מישהו לרכוש מכם בפעם הראשונה. אם יש לכם לקוחות שכבר קיבלו מכם שירות בעבר (ובהנחה והם היו מרוצים), הם כבר יודעים מה הם מקבלים. 

בשירות לקוחות אנחנו לא מתכוונים רק להודעה של חג שמח בראש השנה. אלא לתוכן שמטרתו לשמר את הלקוחות, לתת להם הרגשה שרואים ומכירים אותם. זה לא חייב לבוא לידי ביטוי במבצעים והנחות מיוחדות. מספיק למשל לשלוח להם מייל עם פרטי המבצע 24 שעות לפני כולם. כמובן, אם אתם אתר איקומרס, שימוש באוטומציה כדי לגבות אתכם במענה מיידי מול פניות וטענות של לקוחות זה חובה. 

עוד כלי מגניב שעליו ממליצה הילי, הוא הסקר, בואו לשאול את הלקוח שלכם שאלות " אפשר למקום את האקשן הזה בסוף ההתקשרות, או בהתחלה לפי מה שמתאים לעסק שלכם. המטרה היא לאסוף עוד מידע שאפשר לעבוד איתו מול הלקוח", סקר הוא גם אמצעי מעולה "לבדיקת דופק", כדי לוודא שהלקוחות שלכם קוראים ומגיבים למסרים.

מזכירים לכם שיש לנו במערכת גם אפשרות ליצירת סקרים מעוצבים שתוכלו לשלוח ללקוחות שלכם, והנה גם קישור למדריך יצירת סקר בסמוב 

4. אדמיניסטרציה והודעות תפעוליות

גם קבוצת האוטומציות הזאת היא למעשה כלי לניהול העסק. 

אדמיניסטרציה - מתייחסת לכל מה שנוגע לעבודות המשרדיות למשל. ניהול עובדים ושעות העבודה באופן אוטומטי ומדויק, מעקב אחרי משימות, ניהול מלאי, תיאום פגישות אוטומטי.

הודעות - פשוט ככה. האמצעי הכי קל, נוח וזול להודעות שאתם רוצים להעביר לקהל הלקוחות שלכם בדרך מהירה ומדוייקת. ב-smoove יש לכם אפשרות להעביר אותן באמצעות סמסים או באמצעות וואטסאפ.

אוטומציה בסיסית לתיאום פגישות, כל מי שממלא את הטופס בדף הנחיתה, ומסמן מועד פגישה, ייכנס לרשימת אנשי הקשר שקבעו פגישה. האוטומציה תשלח תזכורות לכל מי שנמצא ברשימה, יום לפני הפגישה, וגם מספר שעות לפני, עם כל הפרטים החשובים לקראת הפגישה.

דוגמה להודעת סמס אוטומטית שנשלחת לעובדי החברה בכל סוף חודש, עם קישור לדוח שעות חודשי.

איך יודעים במה לבחור? אנחנו לא יודעים אם אתם מנהלים עסק שצריך את הכל, כי לא מעט מאיתנו עובדים לבד מהקפה השכונתי. נסו לחשוב, כמו תמיד, באיזה שלב בעבודה שלכם אתם מרגישים שאתם עושים עבודה משרדית מסובכת מדי. יש סיכוי גדול מאוד שתוכלו לפתור את זה באוטומציה. 

שיהיה בהצלחה!