איך הצליחה מכללת רידמן למקסם את שימור הלידים שלה בעזרת אוטומציה שיווקית?

תחשבו רגע על עסק שיש לו המון לקוחות פוטנציאלים וכל אחד מהם מתעניין בשירות אחר שיש לעסק הזה להציע. הלקוחות נרשמים באתר, וצריך לחזור לכל אחד ואחד מהם. עם כל לקוח, מבצעים שיחת מכירה. כדי שהיא תצליח, השיחה צריכה להתאים בדיוק לשירות שמעניין אותו. זה אומר להוציא הרבה שיחות מכירה, כאשר כל אחת מהן מתחילה מאפס – להבין מה מעניין את הלקוח, לתת מידע על השירות או המוצר, להדגיש את הכדאיות וכו’. ואז חלק לא עונים לטלפון, וחלק מתעניינים אבל עכשיו לא מתאים להם לרכוש, וחלק לא רלוונטיים פתאום, וצריך מעקב על הסטטוס של כל אחד, מדמיינים את טבלת האקסל המסועפת הזאת? אפשר בכלל להתנהל ביעילות עם כל כך הרבה אפשרויות? אז קודם כל כן.

אבל, כדי להבין איך עושים את זה נכון, נפגשנו לקפה עם שלומי בן לולו, מנהל הדיגיטל של מכללת רידמן, ושמענו ממנו על תהליך אוטומציה מעניין שהם יצרו לאחרונה, לשמירה על קשר עם לידים נכנסים ויצירת מערכת יחסים עם המתעניינים בלימודים.

לפני שנצלול לדבריו של שלומי, מכללת רידמן, למי שלא מכיר, היא המכללה המובילה בישראל למקצועות הרפואה המשלימה. מדובר במכללה גדולה, בעלת 5 קמפוסים ברחבי הארץ, המציעה הכשרות במגוון תחומים רחב.

מה בעצם הוביל אותך לפנות למערכת smoove?

“קודם כל, הצורך לשמור על קשר רצוף עם לידים נכנסים. קורה שלוקח זמן עד שמחליטים על הרשמה ללימודים, לפעמים זה יכול לקחת אפילו שנה מהרגע שמישהו מתעניין ועד שהוא מחליט להתחיל ללמוד, וחיפשנו פתרון שיאפשר לנו לייצר מערכת יחסים עם אותם מתעניינים ולשמור איתם על איזשהו קשר רצוף. ל-smoove יש את היכולות שמתאימות לצורך הזה”.

מה הפתרון שקיבלת מהמערכת?

“יצרנו תהליך שבו, מעבר להתייחסות ללידים נכנסים, אנחנו מייצרים גם תוכן מותאם אישית לכל מתעניין. בשלב הראשון הם מקבלים מייל עם קליפ של בוגרי המסלול שבו התעניינו, המספרים על הלימודים במכללה, הזדמנויות תעסוקה וכיוב’, לאחר מכן יש לנו אפשרות לדעת מי פתח את המייל, מי צפה בקליפים, ובהתאם לזה לשלוח מיילים נוספים עם תכנים כמו כתבות על המסלול שבו התעניינו, דגשים מדוע לבחור דווקא ברידמן וכו’.”

התהליך שיצר שלומי, מבחין בין לידים שאינם רלוונטיים יותר, מספרים שגוים, מספרים ללא מענה ומספק פתרון מקיף לטיפול בלידים נכנסים.

בתור מישהו שיצר לבד את התהליך במערכת שלנו, היית אומר שזה ידידותי למשתמש הטכנולוגי?

“עשיתי לבד את כל האיפיון של המערכת, ממש ישבתי וכתבתי לעצמי את כל התהליך והתרחישים על הנייר, בצורה שתעשה לי סדר בראש, ואז העברתי את זה למערכת עצמה. העבודה על המערכת מאוד פשוטה, drag&drop. העניין הוא להבין את ההבדלים בין הפיצ’רים ולשפר תוך כדי כל הזמן. אני כל הזמן בודק ומתקן את עצמי, ואני גם מתכוון להמשיך ולעבות את התהליך”.

האם נעזרת בתמיכה כלשהי?

“מבחינת העבודה עצמה, עשיתי את הכל לבד. נעזרתי בדודי, מחברת Getyou, שנתן לי עצות וחוו”ד על מה שרציתי לעשות מראש, ונעזרתי במערכת זאפייר כדי לקשר בין smoove לבין מערכת ה-CRM שלנו.”

בעצם, יש לשלומי היום בקרה ומעקב על כל הלידים שנכנסים, ישירות מול מערכת ניהול הלקוחות שלו, והוא יכול לראות ממש כל לקוח שניסו להשיג, ומה התהליך שעבר.

כמה זמן לקח לך לעבוד על התהליך הזה?

“שבועיים, פלוס מינוס, מהרגע שהתחלתי ועד שזה התחיל לעבוד. אני כמובן לא עושה רק את זה, אבל הקדשתי לנושא לפחות יומיים שלמים של עבודה נטו”.

טיפים לעושים זאת בעצמם?

“חשוב מאוד לשים לב לכל התרחישים האפשריים. לא תמיד הכל יקרה בדיוק כמו שרצית, וחשוב מאוד לא לאבד דברים בדרך, ולתת פתרון לכל תרחיש אפשרי”.

תוצאות העבודה עם המערכת

“הלידים שהגיעו קודם לשיחות עם נציגי הטלמיטינג היו לידים “קרים”, מתעניינים שלא קיבלו שום יחס, לא ידעו פרטים על המכללה, השיחות איתם היו שונות לחלוטין ממה שקורה היום.

היום מגיעים לידים מבושלים הרבה יותר, אנשים שכבר מגיעים עם ידע על המסלולים, זה מקל מאוד על השיחות וחוסך הרבה זמן ועבודה. זה גם מאפשר לנו לתת יחס לכל אחד ולשמר אותם, למשל כאלה שפעם היינו מפספסים אם לא היו עונים לטלפונים, היום יקבלו המשך התייחסות במייל”.

לסיכום, אתה מרוצה מהעבודה עם המערכת?

“בהחלט. כל הנושא של עבודה על שיווק באוטומציה הוא נכון ומומלץ, ו-smoove יודעת להביא את הפתרון בצורה יפה מאוד”.

לסיכום

לא נותר לנו אלא לסיים במילותיו המתבקשות של הרצל, “אם תרצו, אין זו אגדה”. אם גם אתם נתקלים בקשיים בניהול הקשר שלכם עם לידים ולקוחות פוטנציאלים, אנחנו מזמינים אתכם לעמוד הפיצ’רים שלנו כאן באתר, בעזרתם תוכלו, כבר עכשיו, להתחיל לבנות את האוטומציה שתתאים לכם.