איך בונים תהליך ניהול הזמנות ורישום לאירוע בעזרת אוטומציה? הסיפור של Milk&Honey

מה שאנחנו אוהבים באוטומציה, זה שהיא יכולה לפגוש אותנו בכל מיני תחומים עסקיים, ולייעל תהליכים למגוון צרכים.

קחו למשל את Milk & Honey, מזקקת הוויסקי הראשונה בישראל, שנעזרה במערכת שלנו כדי לבנות תהליך אוטומטי מורכב שכלל ניהול רישום לאירוע, אישורי רכישה, ומשלוח של מוצרים לכל איש קשר, בהתאמה אישית לקנייה שביצע, אם בכלל.

הסיפור שלהם מתחיל לפני כמה שנים, כשהחליטו להקים את המזקקה, ונעזרו לשם כך בפרויקט מימון המון. התומכים שילמו עבור הגשמת החלום, בידיעה שיעברו כמה שנים עד שיראו את הבקבוקים בפועל, והעסק התחיל להתגלגל. ממש לא מזמן, הגיע הרגע המיוחל שבו התומכים מקבלים את התשורה שלהם, באירוע השקה של המזקקה.

הצורך

לבנות תהליך שיאפשר למזקקה לנהל את ההרשמה לאירוע ולדעת מי מגיע, כולל תזכורות הגעה בהמשך, ובמקביל, לנהל את קבלת התשורות, כל לקוח בהתאם למה שהזמין, אם בכלל. כולל דרכי משלוח, איסוף וכו'.

כל זה בצורה אוטומטית, ללא התערבות חיצונית.

האתגר

לא כולם רכשו בקבוקים מראש, ומתוך אלה שרכשו - מדובר בכמויות משתנות, כך שצריך להתאים את המייל לפרופיל האישי של כל לקוח (מה שנקרא בשפת המקצוענים - סגמנטציה).

בנוסף, כל לקוח יכול לבחור איך הוא רוצה לקבל את ההזמנה שלו: במשלוח עד הבית, באירוע עצמו, או באיסוף עצמי מהמזקקה - דבר המצריך תיאום של מועד האיסוף.

ויחד עם כל זה, צריך לנהל גם את ההרשמה לאירוע ההשקה, ולקבל אישורי הגעה.

כדי לתקשר עם כל התומכים בהתאמה אישית לפרופיל של כל אחד מהם, יש לבנות תהליך אוטומטי שיכיל גם את ההזמנה לאירוע ההשקה וינהל את האישורים, וגם את מימוש התשורה שרכשו התומכים מראש, בחלוקה לסוג המשלוח.

הפתרון

האוטומציה שנבנתה למזקקה, התבססה על מייל ראשוני שנשלח לתומכים, וחולק למקטעים שונים -
בחלק הראשון הופיעה ההזמנה לאירוע ההשקה. במידה והלקוח ביצע רכישה, הופיעו גם פרטי הרכישה (המידע נאסף משדה אישי שהוגדר מראש).

בחלק השני של המייל, הופיעו כפתורים לאישור הלקוחות: הגעה לאירוע, ובחירה בין אפשרות לאיסוף עצמי של המוצרים / משלוח עד הבית.
במידה והלקוח לא רכש דבר, הוא קיבל את המייל רק עם אפשרות אישור הגעה לאירוע.

בהמשך, בלחיצה על כל אפשרות, נבנו תהליכים נפרדים, בהתאמה:

1. לקוח שאישר הגעה נכנס לרשימת מאשרי ההגעה ויקבל דיוור מותאם, ותזכורות לקראת האירוע.
2. לקוח שביקש להגיע לאסוף באופן עצמאי, הועבר לדף נחיתה נוסף, ובו אפשרות לבחירת מועד האיסוף מתוך מספר אופציות שהוגדרו מראש.
3. לקוח שביקש לקבל משלוח, הועבר לדף נחיתה ובו טופס עם מילוי פרטים.

תהליך האוטומציה לניהול ההרשמה לאירוע, כולל מייל אישור הרשמה, בדיקה של מאשרי ההרשמה, שליחת מייל חוזר למי שלא התייחס למייל הראשון, וגם תזכורת הגעה לקראת האירוע

תהליך האוטומציה לתיאום איסוף עצמי התחיל מדף נחיתה או קמפיין סמארטפון ובו מספר מועדי איסוף לבחירת הלקוח.

ברגע שהלקוח בחר מועד, התהליך בעצם מתחיל לבדוק את כל אפשרויות האיסוף, ומעדכן את סטטוס איש הקשר בהתאם למועד שנבחר. במקביל נשלחת התראת מנהל, המעדכנת את אנשי המזקקה שהלקוח בחר מועד איסוף, עם פרטי המועד הרלוונטי. בנוסף, הוגדר שתישלח אליו תזכורת בסמס, בסמוך למועד האיסוף שבחר

תחשבו כמה דברים האוטומציה חסכה כאן: טלפונים לעשרות אנשי קשר, אישורי הגעה, אישורי הזמנה, תיאום דרכי משלוח, עדכון טבלאות, וידוא הגעה, תזכורות. בפועל, זה בעיקר אומר הרבה מאוד שעות עבודה שהתפנו לטובת העיסוק בייצור ובהכנות לאירוע וכו'. 

לסיכום

האוטומציה עוזרת לכם לייעל תהליכים, חוסכת לכם זמן, ומפנה אתכם להתעסק בדברים החשובים. פשוט וקל.

והמסקנה המתבקשת - יש לכם אירוע בקרוב? מנסים לתאם משלוחים של המוצרים שלכם ללקוחות? תנו למערכת שלנו לעבוד בשבילכם.